De façon directe, le système d'Archivage Electronique ou SAE représente un système de gestion de contenu. Le mot archivage dans la définition d'un SAE est en réalité la dernière étape du cycle de vie du document et pas dans au terme simple de stockage de fichiers. Pouy plus de détails, découvrez dans cet article l'essentiel à savoir sur le système d'archivage électronique.
C'est quoi un système d'archivage électronique (SAE) ?
Le System d'Archivage Electronique (SAE) a pour rôle de conserver des archives dématérialisées ou ordinairement numériques dans un unique emplacement. Vous pouvez encore définir le SAE comme un système permettant de recevoir, de communiquer et de restituer des archives à l'aide d'une plate-forme informatique. Dès lors que vous intégrer un document au SAE, vous ne pouvez plus le modifier. En effet, c'est ce qui lui permet de conserver sa valeur convaincante ou probante.
Par ailleurs, il faudra faire une différence entre un serveur qui ne maintien la valeur probante, et la Gestion électronique des documents ( GED) qui n’a pas pour rôle d’assurer la pérennité et l’intégrité des documents.
Quels sont les objectifs d'un SAE ?
Le système d'Archivage Electronique ou SAE poursuit 5 objectifs dont: la pérennité, l'intégrité, la confidentialité, la disponibilité, et la réversibilité. Pour garantir cette valeur convaincante des documents conservés, les fonctionnalités d’un SAE doivent répondre à ces objectifs.
La pérennité
Pour assurer une bonne lisibilité d'un document dans le temps, un SAE à le devoir d'effectuer une vérification permanente de l’état et de l’exploitabilité des données. Il doit mettre en réalisation une migraine des données vers de nouveaux supports et formats. Le système d'Archivage Electronique doit avoir des informations sur le format du document afin de pouvoir le restituer indépendamment de son environnement d’origine. Enfin, le SAE doit assurer la conversation des donnés dans un format standard qui dure toujours tel que le PDF ou le XML
L'intégrité
Cet objectif du système d'archivage électronique vise à garantir l’authenticité des documents qu’il contient. Il est question là d'intégrité qui passe par une absence de modification possible du contenu et de la forme. Il est important de recensée toutes modifications de donnée dans un journal des événements.
La confidentialité
Il est indispensable qu'un système d'Archivage Electronique soit en mesure de fournir un historique du cycle de vie du document qui explique en détail l'ensemble des opérations effectuées. Cela permettra de répondre aux enjeux de confidentialité et de traçabilité. Cependant, il faut une signature électronique pour vérifier l'identité de l'auteur. Tous les documents versés dans le SAE sont scellés par horodatage, en y associant une date et une heure.
La disponibilité
On doit être en mesure d'accéder facilement aux documents stockés dans le SAE. Pour cela, il faut realiser un plan de classement qui permet de faciliter la recherche d'un document ou d'une information spécifique. Vous pouvez également mettre en place une méthode de recherche basée sur les métadonnées.
La réversibilité
On parle de système réversible lorsque celui est capable de restituer les documents d’activité en dehors du système. Tout ceci en garantissant l’intégrité, la traçabilité et l’authenticité. Ainsi, vous pouvez réaliser la restitution des documents sécurisée, l'association de toutes les données et documents associés au SAE. Le système d'Archivage Electronique possède une réversibilité qui lui permet d'assurer la garantie de sortie du système en maintenant la valeur probante des documearchivés.
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